시간 관리 «내가 하는 일과 나는 쓸데없는 만남에 갇히다»
경제학자 Pilar Lloret은 «30분 회의»에서 이러한 작업 약속을 최대로 최적화하는 방법을 설명합니다.
직장에서 새로운 만남을 통보 받았을 때 부주의와 체념으로 코를 킁킁 거리면 뭔가 잘못된 것입니다. 이러한 작업 약속은 우리의 전문적인 작업을 향상시키는 도구여야 하며 많은 경우 시간 낭비일 뿐입니다.
이 상황은 – 보기보다 훨씬 더 일반적 – 경제학자가 동기를 부여한 것입니다. 필라 요렛, 비즈니스 및 위험 분석 전문 «30분 회의», 명확한 지침과 조언을 통해 회의의 효율성을 높이고 목표를 달성하는 방법을 제안하는 책입니다.
우리는 저자와 이야기를 나누며 시간 낭비를 멈추고 강제로 참석해야 하는 회의를 최대한 활용할 수 있는 열쇠를 요청했습니다.
회의를 계획할 때 조직이 중요한 이유는 무엇입니까?
좋은 계획과 조직이 없으면 목표가 명확하지 않고 논의할 요점도 가용한 시간도 ... 따라서 우리는 통제되지 않은 지속 시간 그리고 우리는 참가자의 기대에 부응하지 않을 것입니다. 우리는 좌절할 수 있고 그것은 모두의 시간 낭비가 될 것입니다.
계획이 잘못되어 원하는 목적을 달성하지 못하는 회의는 어떤 부정적인 영향을 미칠 수 있습니까?
경제적인 비용 외에 계획이 제대로 이루어지지 않고 90분, 60분 또는 30분 후에도 결론에 도달하지 못하는 회의에 참석하면 참석자들의 부정적인 인식과 낙담. 그리고 이런 상황이 계속되면 시간이 지남에 따라 “내가 가진 직업과 쓸데없는 회의에 참석해야 한다”는 생각에 스트레스를 받기 쉽습니다.
또한 대부분의 경우 일반적으로 상사인 주최자에 대한 참가자의 의견에 부정적인 영향을 미칩니다.
회의 시간에 30분이 최적의 시간인 이유는 무엇입니까?
30분은 효과적인 회의를 조직한 경험을 바탕으로 책에서 제시하는 도전 과제입니다. 분명히 시간이 더 필요한 회의가 있습니다, 더 적은 시간에 목표를 달성할 수 있는 다른 사람들, 물론 경우에 따라 회의 자체의 30분 또는 60분을 전화나 이메일로 대체할 수 있습니다.
책에서 말하는 의사결정자의 모습은 어떻게 작동합니까?
30분 회의 참가자에 대해 이야기할 때 이상적인 수는 최대 XNUMX명을 초과할 수 없습니다.. 그리고 당신의 선택은 옳은 선택이어야 합니다. 우리는 사회자, 코디네이터, 비서(동일한 사람일 수 있음) 및 참가자의 인물을 구별할 수 있습니다. 원칙적으로 30분 이내, 최대 XNUMX명 이내의 회의에서 의사결정을 하며 갈등을 일으키지 않아야 합니다.
가능한 한 효율적으로 회의를 조직하려면 어떻게 해야 합니까?
회의를 구성하는 방법은 다음과 같이 다섯 가지로 요약할 수 있습니다. 첫 번째는 목표를 정의하다 그리고 회의의 원하는 결과. 두번째, 올바른 참가자를 선택하십시오. 세 번째는 회의를 계획하다; 무엇보다도 의제를 작성하고 장소를 선택하고 시작 시간과 기간을 정하고 회의의 주요 문서와 함께 충분한 시간을 갖고 준비할 수 있도록 관심있는 사람들에게 보냅니다.
넷째, 고려해야 할 사항 구조 설계 회의의 운영 규칙과 회의가 지속되는 30분은 물론 내용에 따라 구성됩니다. 마지막으로 중요한 것은 회의 후속 조치. 모든 참가자가 합의된 내용을 인지하고 있는지 확인하고 후속 조치를 취해야 하는 경우 각 참가자에게 할당된 작업과 실행 시간을 확인합니다.