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Excel 문서를 작업하는 과정에서 종종 여러 사람이 한 번에 연결해야 하는 경우가 있습니다. 그리고 매우 자주 그들의 수는 수십으로 계산될 수 있습니다. 따라서 협업 문제는 사람들을 연결하는 데만 국한되지 않습니다. 빠르고 효과적으로 편집하는 방법을 배워야 하는 상충되는 변경을 종종 수행할 수 있기 때문입니다.
누가 할 수 있습니까? 마스터 사용자의 지위를 가진 사람입니다. 한 마디로 문서와의 공동작업이 가능할 뿐만 아니라 효과적이려면 어떻게 해야 할까요?
Excel에서 공유 파일 작업에는 고유한 특성이 있습니다. 따라서 일부 작업은 사용자가 사용할 수 없습니다.
- 테이블 생성.
- 보기를 포함한 시나리오 관리.
- 시트 제거.
- 사용자는 여러 셀을 병합하거나 반대로 이전에 병합된 셀을 분할할 수 없습니다.
- XML 데이터를 사용한 모든 작업.
이러한 제한을 어떻게 우회할 수 있습니까? 일반 액세스를 제거한 다음 필요할 때 반환하면 됩니다.
다음은 동일한 스프레드시트에서 여러 사람과 작업하는 경우 가능하거나 불가능할 수 있는 일부 작업이 포함된 다른 스프레드시트입니다.
먼저 한 번에 여러 사람이 편집할 수 있도록 해야 하는 파일을 이해해야 합니다. 새 파일일 수도 있고 기존 파일일 수도 있습니다.
설정
Excel에서 파일을 공유하기 위해 수행해야 하는 모든 작업은 검토 탭으로 이동하여 찾을 수 있는 책 공유 섹션에 있습니다.
두 개의 탭이 있는 창이 나타납니다. 우리는 자동으로 열리는 첫 번째 것에 관심이 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 사각형으로 표시된 항목 옆의 확인란을 선택해야 합니다. 이를 통해 여러 사용자가 문서를 관리할 수 있습니다.
편집을 위해 액세스 권한을 연 후 구성해야 합니다. 이렇게 하려면 두 번째 탭을 엽니다.
매개 변수를 입력한 후 작업을 확인합니다. 이렇게하려면 "확인"버튼을 마우스 왼쪽 버튼으로 클릭하십시오. 공유는 새 책과 기존 책 모두에 공개될 수 있습니다. 첫 번째 경우에는 그녀의 이름을 지어야 합니다.
그런 다음 컴퓨터에 파일을 저장해야 합니다.
중요! 형식은 각 사용자가 자신의 스프레드시트 버전으로 파일을 열 수 있는 형식이어야 합니다.
파일을 사용하려는 참가자가 액세스할 수 있는 네트워크 공유 또는 폴더에 파일을 저장해야 합니다. 디렉토리를 선택한 후 "저장" 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다.
단, 웹서버를 이용하여 공유된 파일을 저장하는 것은 허용되지 않습니다.
위에서 설명한 모든 작업을 수행한 후 다른 사람과 연결할 수 있는지 확인해야 합니다. 이렇게 하려면 "데이터" 탭을 열고 바로 아래에 있는 "연결" 항목을 찾으십시오. 클릭하면 링크나 링크를 변경할 수 있습니다. 해당 버튼이 없으면 연결된 파일이 없는 것입니다.
다음으로 연결을 확인할 수 있는 "상태" 탭이 열립니다. 모든 것이 정상이라는 사실은 "확인" 버튼이 있는 것으로 알 수 있습니다.
Excel에서는 공유 통합 문서를 열 수도 있습니다. 이렇게하려면 Office 버튼을 클릭해야합니다. 팝업 패널이 나타나면 "열기" 항목을 선택하고 공유에 사용할 책을 선택해야 합니다. 그런 다음 Office 버튼을 다시 클릭하고 하단에 있는 "Excel 옵션" 창을 엽니다.
나타나는 창의 왼쪽에서 설정 범주를 선택할 수 있지만 가장 일반적인 매개변수가 포함된 첫 번째 범주에 관심이 있습니다.
다음으로 사용자를 필터링할 수 있는 데이터(사용자 이름, 닉네임)를 지정해야 하는 "개인 설정" 항목으로 이동합니다.
이러한 작업을 수행한 후 문서의 정보를 편집하거나 일부 데이터를 추가할 수 있습니다. 변경한 후에는 변경 사항을 저장하는 것을 잊지 마십시오.
이것은 때때로 저장할 때 문제를 일으킬 수 있습니다. 예를 들어 공유는 첫 번째 열기에만 사용할 수 있으며 문서를 두 번째로 열려고 하면 프로그램에서 오류가 발생합니다. 다음과 같은 이유로 발생할 수 있습니다.
- 여러 참가자가 동일한 셀에 한 번에 데이터를 입력하는 경우. 또는 다른 부분.
- 통합 문서의 크기를 증가시키는 변경 로그를 생성합니다. 이로 인해 문제가 발생합니다.
- 사용자가 공유에서 제거되었습니다. 이 경우 변경 사항을 저장하는 것은 그의 컴퓨터에서만 작동하지 않습니다.
- 네트워크 리소스가 과부하되었습니다.
문제를 해결하려면 다음 단계를 수행해야 합니다.
- 변경 로그를 삭제하거나 중복 정보를 삭제하십시오.
- 문서 자체 내에서 중복 정보를 제거하십시오.
- 공유를 다시 시작합니다.
- 다른 오피스 에디터에서 엑셀 문서를 연 후 xls 형식으로 다시 저장하세요.
사실, 최근 버전에서는 이 오류가 이전 버전만큼 자주 발생하지 않습니다.
회원 활동을 보는 방법
공동 작업 과정에서 참가자 중 한 명이 무언가를 망치지 않도록 지속적으로 모니터링해야합니다. 따라서 그들 중 하나가 저지른 행동을 이해하는 법을 배워야합니다. 이렇게 하려면 다음 단계를 수행해야 합니다.
- "검토" 탭으로 이동하여 "수정" 항목을 찾습니다. 메뉴에서 "수정 선택"항목을 선택하십시오.
6 - 다음으로 사용자가 변경한 사항을 확인할 수 있는 창이 나타납니다. 이 목록은 자동으로 생성됩니다. 이 대화 상자의 해당 항목 옆에 있는 확인란을 보면 이것이 사실인지 확인할 수 있습니다.
7 이 경우 마지막 저장 이후 변경된 사항만 왼쪽 상단의 목록에 표시됩니다. 이것은 편의를 위해 수행되며 저널에서 항상 이전 편집을 볼 수 있습니다.
- 각 참가자에게는 특정 색상이 지정되어 누가 변경했는지 이해할 수 있습니다. 레이블은 왼쪽 상단 모서리에 있습니다. 또한 시간, 특정 사용자 또는 특정 범위의 변경 내용 추적을 설정하고 해당 표시를 비활성화할 수 있습니다.
8 - 이러한 표시가 있는 셀 위로 마우스를 가져가면 누가 변경했는지 알 수 있는 작은 블록이 나타납니다.
9 - 수정 표시 규칙을 조정하려면 설정 창으로 돌아간 다음 변경 사항을 보기 위한 시작점을 설정할 수 있는 "시간별" 필드를 찾아야 합니다. 즉, 수정 사항이 표시되는 시간입니다. 마지막 저장 이후의 기간을 설정하거나, 모든 변경 사항을 항상 표시하도록 설정하거나, 독점적으로 볼 수 없도록 설정하거나, 표시될 날짜를 지정할 수 있습니다.
10 - 특정 구성원만 수정한 내용의 표시를 제어할 수도 있습니다.
11 - 해당 필드를 사용하여 명령의 작업이 기록될 시트의 범위를 설정할 수 있습니다.
올바른 위치에서 해당 확인란을 선택하여 다른 변경을 수행할 수도 있습니다.
변경 목록은 사중이 아닙니다. 주 사용자는 다른 참가자의 편집 내용을 검토하여 확인하거나 거부할 수 있습니다. 그것을 하는 방법?
- "검토" 탭으로 이동합니다. 사용자가 수정 사항을 관리할 수 있는 "수정 사항" 메뉴가 있습니다. 팝업 패널에서 "수정 수락 / 거부"옵션을 선택해야 수정 사항이 표시되는 창이 표시됩니다.
13 14 - 편집 선택은 앞에서 설명한 것과 동일한 기준에 따라 수행할 수 있습니다. 시간별, 특정 사용자별 또는 특정 범위 내. 필요한 매개변수를 설정한 후 OK 버튼을 누릅니다.
- 다음으로 이전 단계에서 설정한 조건을 충족하는 모든 조정이 표시됩니다. 창 하단의 해당 버튼을 클릭하여 특정 수정 사항에 동의하거나 거부할 수 있습니다. 조정을 일괄 승인 또는 거부하는 것도 가능합니다.
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이제 필요한 조정이 남았고 추가 조정이 제거되었습니다.
Excel 파일에서 사용자를 제거하는 방법
때때로 공동 작성에서 사용자를 제거해야 합니다. 많은 이유가 있을 수 있습니다. 다른 작업이 주어졌거나 참가자가 다른 컴퓨터에서 편집을 시작하는 등입니다. Excel에서 이 작업을 구현하는 것은 전혀 어렵지 않습니다.
먼저 "검토" 탭을 엽니다. "책에 대한 액세스"옵션이있는 "변경 사항"그룹이 있습니다.
그런 다음 이전에 본 것과 동일한 창이 화면에 나타납니다. 테이블을 변경할 수 있는 모든 사람의 목록은 편집 탭에서 찾을 수 있습니다. 현재 필요하지 않은 사용자를 제거하려면 이 목록에서 찾아서 마우스 왼쪽 버튼을 눌러 선택한 다음 아래에 있는 "삭제" 버튼을 클릭해야 합니다.
그런 다음 Excel은 이 참가자가 현재 통합 문서를 변경하는 경우 수정 내용이 저장되지 않을 수 있음을 사용자에게 경고합니다. 동의하면 "확인"을 클릭하면 사용자가 더 이상 공유되지 않습니다.
공유 원장의 사용을 제한하는 가장 좋은 방법은 사용자를 제거하는 것입니다. 적합하지 않은 경우 특정 참여자의 책을 보거나 편집할 수 있는 권한을 설정할 수 있습니다.
즉, 기본적으로 공유에 몇 가지 제한 사항이 내장되어 있다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 위에서 설명했습니다. 반복은 학습의 어머니이기 때문에 기억합시다.
- 데이터를 자동으로 업데이트하고 다른 많은 기능을 가진 스마트 테이블을 만드는 것은 금지되어 있습니다.
- 스크립트를 관리할 수 없습니다.
- 시트 삭제, 셀 연결 또는 연결 해제에 대한 기본 제공 제한이 있습니다.
- XML 데이터에 대한 모든 작업을 수행합니다. 간단히 말해서 배열 편집을 포함하여 많은 양의 데이터를 구조화하는 데 제한이 있습니다. XML은 초보자에게 가장 모호한 파일 형식 중 하나이지만 실제로는 매우 간단합니다. 이 유형의 파일을 사용하면 문서를 일괄 변경하여 데이터를 전송할 수 있습니다.
간단히 말해서 공동 작성을 사용하면 문서에 대한 표준 작업을 수행할 수 있지만 보다 전문적인 옵션은 한 사람만 사용할 수 있습니다. 동일한 매크로나 XML 일괄 변경은 롤백하기가 다소 더 어렵기 때문입니다.
공유를 비활성화했다가 다시 활성화하는 것은 Excel 사용자가 할 수 있는 작업을 제한하는 또 다른 방법입니다. 필요한 변경을 직접 수행하여 다른 사람들이 무언가를 편집할 수 있는 기회를 일시적으로 박탈할 수 있습니다.
이렇게 하려면 다음 단계를 따라야 합니다.
- "검토" 탭을 열고 "수정" 항목으로 이동한 다음 팝업 메뉴에서 "수정 강조 표시" 항목을 선택합니다.
- 그런 다음 "사용자"및 "범위 내"항목 옆의 상자를 선택 취소해야하는 창이 나타납니다.
- 그 후 데이터 백업에 필요한 변경 로그가 나타납니다.
그 후에 공유를 끌 수 있습니다. 이렇게 하려면 리본의 동일한 탭에서 "책에 대한 액세스" 항목을 선택하고 "여러 사용자가 파일을 수정할 수 있도록 허용"을 선택 취소합니다.
이제 공유가 비활성화되었습니다.
따라서 Excel에서 공동 작성을 설정하는 것은 매우 쉽습니다. 물론 문서를 최대한 활용하지 못하게 하는 몇 가지 제한 사항이 있습니다. 그러나 그들은 아주 간단하게 해결되었습니다. 잠시 동안 공유를 끈 다음 필요한 변경이 이루어지면 켜면 충분합니다.